Pourquoi engager un professionnel pour organiser vos événements ?

Souvent, lorsque vient le temps d’organiser un événement, le premier reflex est de donner le mandat à un employé à l’interne. Parfois, ça peut convenir, mais bien souvent il est plus avantageux de faire affaire avec un professionnel. Voici pourquoi :

L’étude de faisabilité :
Lorsque vous vient l’idée d’un événement, vous êtes souvent emballés par celle-ci, vous voyez grand et vous pensez que tout est réalisable. Cependant, avez-vous pensé à tout ?

Le professionnel pourra, dès le départ, vous donner l’heure juste. En analysant vos besoins, vos objectifs et votre budget, il sera en mesure de vous dire si l’événement est réalisable dans le contexte donné. Ainsi, vous sauverez du temps et vous pourrez vous ajuster en conséquence.

L’économie de temps et d’argent :
L’employé, que vous mandatez pour l’organisation d’un événement n’est pas nécessairement un expert. Certaines tâches, qu’il devra réaliser, lui prendront parfois 2 à 3 fois plus de temps que si vous faisiez affaire avec un professionnel. De plus, le temps qu’il consacre à l’organisation de l’événement, est du temps qu’il ne passe pas sur les dossiers dans lesquelles il excelle, ce pourquoi vous l’avez engagé au départ et pourquoi vous le payez.

Aussi, une entreprise spécialisée commande régulièrement aux mêmes fournisseurs et souvent, ceux-ci offrent un escompte de volume. Donc, lorsque vous avez besoin de fournisseurs (traiteur, décoration, sonorisation, etc.), le professionnel est en très bonne position pour négocier et ainsi, vous faire profiter de ses escomptes.

Le stress :
L’organisateur d’événements vous permet de réduire beaucoup votre niveau de stress. Avec son expérience, il est en mesure d’anticiper et de solutionner les imprévus. Le photographe n’est plus disponible ou bien un fournisseur n’est pas en mesure de livrer ce qu’il a promis, un de vos participants a une allergie ? Un professionnel fait régulièrement face à la majorité des problèmes et saura les gérer adéquatement.

De plus, lorsque viendra le jour J, vous pourrez profiter pleinement de votre événement et de vos invités sans avoir à vous occuper du déroulement, des « timmings », du montage, du démontage et des imprévus.

Les détails :
Le professionnel sera en mesure de prévoir tous les détails qui feront la différence avec un événement réussi et un événement raté.

Prenons l’exemple d’un simple 5@7. Au départ, ça semble très simple, mais avez-vous réellement pensé à tout ?

•   Le lieu; (stationnements, espace suffisant pour les invités, espace suffisant pour le traiteur, vestiaires, etc. ?),
•    Les invitations (faut-il réserver, à quelle date les envoyer, faut-il faire un rappel, etc. ?);
•    L’accueil (qui s’en occupe, besoin d’une petite caisse pour les paiements sur place, besoin d’une « guest list », etc. ?);
•    Le décor (est-ce que vous payez le juste prix, avez-vous envoyé suffisamment de soumission, est-ce que vous devriez mettre un « photobooth », etc. ?);
•    La sonorisation (est-ce que c’est utile, est-ce que vous payez le juste prix, avez-vous reçu un nombre adéquat de soumission, qui s’occupe de l’installation et de l’opération des systèmes, etc. ?);
•    Le traiteur (combien ça prend de bouchées, qu’est-ce vous devriez servir, est-ce que vous   payez le juste prix, etc. ?);
•    Le service de bar (combien d’alcool devez-vous acheter, qui s’occupe de l’achat, est-ce que vous avez besoin de fruits, de jus, de breuvage non alcoolisés, d’un permis, etc.?);
•    Le service (qui s’en occupe, est-ce nécessaire, devez-vous faire affaire avec des professionnels ?);
•    L’ambiance (est-ce que vous avez de la musique, un DJ, est-ce l’événement marquera les participants, etc. ?);
•    Les photos (qui s’en occupe, voulez-vous immortaliser l’événement, est-ce vraiment nécessaire, etc.?);

Vous avez pensé à tout ? Une fois l’événement terminé, qui s’occupe du démontage, de retourner le matériel chez les fournisseurs, de payer les fournisseurs, de faire un bilan qui aidera grandement lors d’un prochain événement du même genre ?

N’hésitez pas à nous contacter pour l’organisation de votre événement. La première rencontre est gratuite et après celle-ci, nous serons en mesure de mieux vous guider dans vos projets.

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