5 conseils pour trouver, motiver et garder vos bénévoles

Qui dit période estivale, dit nécessairement festival !


Même en ayant la meilleure organisation au monde, aucun festival ne survivrait sans l'implication de plusieurs bénévoles et c'est aussi vrai pour les événements de plus petites envergures. Que ce soit pour gérer les kiosques, pour accueillir les participants, pour aider au montage et au démontage, etc., leur aide est indispensable.

 Source :  Cyrille Farré (Cynic studio de com) ;   FestiVoix de Trois-Rivières 2014

Source : Cyrille Farré (Cynic studio de com) ; FestiVoix de Trois-Rivières 2014

1 - Le recrutement :

Trouver les bons bénévoles peut s'avérer être une tâche très difficile. Comme un salarié, il est indispensable de faire des entrevues, ou du moins prévoir une courte rencontre avec chacun des intéressés. Il est faux de croire que dès qu'un bénévole offre ses services, il faut le prendre...

Assurez-vous tout d'abord qu'il comprend vos valeurs et vos objectifs et par la suite, soyez certain qu'il ait les compétences nécessaires pour réaliser les tâches que vous lui demanderez.

Bien sûr, vous ne pourrez pas être aussi sélectif que lors d'une entrevue pour un salarié, mais je le répète, soyez convaincu, dès le départ, que vous choisissez les bons bénévoles. Ils peuvent faire la différence entre un événement réussi ou un échec..

2 - La distribution des tâches :

Une fois que vous avez trouvé les bons bénévoles, il faut maintenant leur donner les bonnes tâches. Commencez d'abord par apprendre à les connaitre, quelles sont leurs motivations, qu'aiment-'ils dans l'événementielle, pourquoi veulent-'ils donner du temps pour votre événement ? En répondant à ces questions, vous pourrez affecter le bon bénévole à la bonne tâche.

Par exemple, ne confier pas la tâche de surveillance d'une rue barrée à quelqu'un qui aime le contact avec le public, placez-le à l'accueil. Il sera davantage motivé et vous donnera de meilleurs résultats. 

De plus, assurez-vous d'un roulement de personnel aux tâches moins "valorisantes". Personne n'aimerait s'occuper de vider les poubelles à tous les jours d'un festival.

3 - Les informations :

 Source : http://www.skiclubtcam.fr/wp-content/uploads/2015/02/RECHERCHE-BENEVOLES.jpg

Source : http://www.skiclubtcam.fr/wp-content/uploads/2015/02/RECHERCHE-BENEVOLES.jpg

Comme un employé salarié, il est important de donner des renseignements clairs aux bénévoles. Comme ils ne font pas partie de l'organisation depuis le jour 1, ils ne peuvent pas tout connaitre. Il faut donc vous assurer qu'ils puissent donner les bonnes informations aux participants qui auront des questions. Dans la plupart des cas, ils sont en contact direct avec les participants, ils seront donc les premiers questionnés par ceux-ci.

Aussi, pour vous assurer du bon déroulement, assurez-vous que tous les bénévoles puissent entrer en communication avec vous, ou une personne responsable, en tout temps. Vous ne voulez surtout pas qu'ils prennent de mauvaises décisions par manque d'informations.

4 - Les consignes : 

Le jour de l'événement, réservez-vous obligatoirement du temps pour faire un "briefing" avec eux. Faites-les arriver d'avance et prenez le temps de bien leur expliquer ce qu'ils devront faire. Prévoyez des feuilles de consignes qu'ils pourront garder avec eux et s'y référer au besoin.

Faites aussi en sorte que tous les bénévoles connaissent les tâches des autres bénévoles. Malheureusement, il peut arriver que quelqu'un quitte sans prévenir... Ce n'est peut-être pas ce à quoi il s'attendait ou bien il n'aime pas son expérience ou autre. Bref, vous pourrez en discuter avec lui après l'événement, mais pour l'instant, vous pourrez le remplacer par un autre qui saura déjà quoi faire.

5 - Les repas, les dépenses et les récompenses :

Même s'il est moins dispendieux de faire affaire avec des bénévoles, il est absolument nécessaire de réserver un poste budgétaire pour eux. Bien qu'ils ne s'attendent pas à être payés, ils ne s'attendent pas à devoir dépenser non plus.

S'ils doivent manger, vous devez fournir le repas. Faites une entente avec votre traiteur ou trouvez une commandite, mais ce n'est pas négociable.

Même chose pour les déplacements. S'ils doivent utiliser leurs propres voitures pour se déplacer sur une grande distance, assurez-vous au moins de rembourser l'essence

Et finalement, pensez à les récompenser. Ce n'est pas obligatoire que ce soit dispendieux, seulement un petit quelque chose qui prouvera que vous appréciez leur implication. Par exemple, si vous avez des articles promotionnels (chandails, casquettes, etc.) à l'effigie de votre événement, réservez en quelques-uns pour eux. Vous pouvez aussi leur offrir un rabais chez un de vos commanditaires, une carte cadeau, etc.


Chose certaine, bien qu'elle soit essentielle, la gestion des bénévoles n'est pas une tâche de tout repos. Cependant, en appliquant ces quelques conseils, votre expérience sera plus agréable et si votre événement est récurrent, vous aurez de moins en moins de difficulté à trouver, motiver et garder vos bénévoles.